Request To Attend / Expense Sheet For Employee Travel, Form 12-302 - Texas Hotel Occupancy Tax Exemption Certificate Etc.

Download a blank fillable Request To Attend / Expense Sheet For Employee Travel, Form 12-302 - Texas Hotel Occupancy Tax Exemption Certificate Etc. in PDF format just by clicking the "DOWNLOAD PDF" button.

Open the file in any PDF-viewing software. Adobe Reader or any alternative for Windows or MacOS are required to access and complete fillable content.

Complete Request To Attend / Expense Sheet For Employee Travel, Form 12-302 - Texas Hotel Occupancy Tax Exemption Certificate Etc. with your personal data - all interactive fields are highlighted in places where you should type, access drop-down lists or select multiple-choice options.

Some fillable PDF-files have the option of saving the completed form that contains your own data for later use or sending it out straight away.

ADVERTISEMENT

INSTRUCTIONS FOR SUBMITTING TRAVEL REQUEST  
This request must be turned in to your campus principal or department supervisor and a check request submitted in TEAMS at 
least 10 days in advance of the travel. Estimated expenses must be completed for consideration of travel. Actual expenses are 
completed after the travel occurs. 
The steps for travel approval have changed.
Please be sure to follow the steps listed below so that your travel payments are not delayed.
1.
The employee completes the general information & “Estimated Expenses” portions of the form. 
2.
The employee must call the Transportation Department (281‐577‐8680) to schedule the use of a district vehicle.  
**You MUST have a valid Texas Driver’s License to drive a district vehicle** 
If a district vehicle is available, write the district vehicle number on the travel request form. 
o New Caney ISD fuel credit cards must be used and are available at the Transportation Dept. 
between the hours of 5am – 6pm.  In the event that a district car is used for the travel and 
fuel  must  be  purchased  by  the  employee,  an  itemized  receipt  must  be  submitted  for 
reimbursement.  
If a district vehicle is not available, please write “No Vehicle Available” on the travel form.  
If  a  district  vehicle  is  available,  but  you  choose  to  drive  your  own  vehicle,  please  write  “Personal 
Vehicle by Choice” on the travel form. The district WILL NOT reimburse mileage, unless prior approval 
by the Superintendent or designee. 
If the trip is canceled, call the Transportation Department to cancel the use of the vehicle.  
MILEAGE/FUEL COST 
MILEAGE  REIMBURSEMENT  RATE:  If  a  district  vehicle  is  not  available  and  the  employee  must  use  their  own 
vehicle, the district will reimburse the employee at the approved rate published by the state comptroller found 
at:  (https://fmx.cpa.state.tx.us/fm/travel/milerate/index.php).  You  may  use  the  chart  below  or 
shows the addresses and mileage. Use: 21580 Loop 494, New Caney, TX 77357 as your beginning location. 
STANDARDIZED MILEAGE: (Distances listed are complete round trip miles) 
Region VI (Huntsville): 104 
 
Region IV (Houston): 72 
 
HCDE: 52   
3.
If  hotel  reservations  are  needed,  contact  the  hotel  and  reserve  the  room(s).  Determine  if  other  district 
employees  are  making  hotel  reservations  for  the  same  event.  NCISD  will  fund  one  (1)  room  for  two  (2) 
employees.  Maximum  hotel  rates  are  determined  by  the  GSA  Chart.  Go  to  gsa.gov  and  follow  the  “Per  Diem 
Rates” link and select the state that your travel is in. If neither the city nor the county is listed on the GSA Chart, 
the maximum rate will be the Standard rate as listed on the GSA Chart. A travel Expense Justification form must 
be attached if hotel cost exceeds the maximum GSA rate.  
Hotel Arrangements Guidelines & Exceptions 
Traveling alone (No other NCISD employee attending the same event): 
Make travel arrangements as stated in this packet. 
Traveling to events where other NCISD employees will also be attending: 
One day (no hotel stay) or multiple days in the local area: 
Secure a school vehicle (if available) and car pool together.  
o
If no school vehicle is available: Car pool in personal vehicle. 
o
Two or more days with hotel stay: 
If two or more employees are attending the same event with an overnight stay, the district  will 
o
pay  for  one  (1)  hotel  room  for  every  two  (2)  people.  Male  and  female  employees  will  require 
separate rooms.  
If  a  situation  arises  that  an  employee  decides  that  room  sharing  is  not  an  option,  that  employee  will  be 
responsible for the entire cost of the additional room. Any exceptions to the stated procedures must be provided 
in writing by the employee to their supervisor.   
 
 
 
Revised: August 2014 
 

ADVERTISEMENT

00 votes

Related Articles

Related forms

Related Categories

Parent category: Education
Go
Page of 5