Sample Written Warning For Misconduct


SAMPLE – Written Warning for Misconduct and/or Performance 
Via [Hand Delivery OR Certified Mail No._________] 
Dear [Mr./Ms. Last Name]: 
This letter shall serve as a formal written reprimand and is to confirm in writing our discussion of [date] 
concerning your unacceptable [performance and/or conduct] and to establish my expectations which I 
have  outlined  in  a  Corrective  Action  Plan  to  be  commenced  immediately.  Further,  you  are  hereby 
warned of additional disciplinary action if your [performance and/or conduct] does not improve.  I have 
developed  this  corrective  measure  to  assist  you  in  bringing  your  work  as  a  [classification]  to  an 
acceptable standard as defined in your enclosed Employee Performance Appraisal. 
During the past [time period], your supervisor has shared with you concern about your [performance of 
the functions of your position and/or unacceptable conduct].  While I want to emphasize that some of 
the  deficiencies  would  not  constitute  unsatisfactory  performance  when  viewed  singularly,  the 
cumulative  effect  demonstrates  your  inability  or  unwillingness  to  conform  to  expected  standards  of 
work. I believe it is necessary to initiate this Corrective Action Plan to cause you to understand that not 
only  are  your  deficiencies  unacceptable,  but  also  that  we  are  at  a  point  where  such  [substandard 
performance and/or unacceptable conduct] can no longer be tolerated. [Insert language describing the 
consequences of the employee’s actions, or inactions.] 
You have been verbally counseled on numerous occasions concerning your work [performance and/or 
conduct]  and your supervisor, [name], has spent many hours explaining appropriate [classification/job] 
protocol  and  process.  Additionally,  you  have  attended  [insert  number  of  training  sessions  employee 
has attended] training sessions; however, even with these attempts you have still not met performance 
expectations.    Nonetheless,  despite  management  intervention  and  assistance  from  your  coworkers  in 
actually  performing  your  work  [if  applicable],  you  have  consistently  failed  to  meet  reasonable 
expectations.    It  is  my  sincere  hope  that  this  corrective  measure  will  cause  you  to  meet  the  full 
complement of performance expectations. 
So you may understand why I believe your [performance and/or conduct] to be unsatisfactory and how 
this  prevents  or  hinders  this  agency  from  meeting  its  objectives,  I  offer  the  following  representative 
occurrences  that  demonstrate  your  failure  to  meet  the  agency’s  work  expectations:    [Give  SPECIFIC 
reasons for written warning ‐‐ employee must be informed, with reasonable certainty and precision, of 
the  cause  of  the  action.  Be  sure  to  give  examples  of  deficiencies  i.e.,  who,  what,  when,  where  and 
how.  Provide  specific  details  including  dates  of  previous  disciplinary  actions,  unacceptable 
performance and/or conduct, management intervention, and the consequences to the agency/public.] 
In an effort to assist you in meeting a standard of [performance and/or conduct]  consistent with my 
expectations, I am establishing a thirty (30) calendar day improvement period, beginning [date] through 


00 votes

Related Articles

Related forms

Related Categories

Parent category: Letters
Page of 3