Sales Kpis Cheat Sheet printable pdf download

C H E A T S H E E T :

S A L E S K P I s

w w w . e x e c u t e s t r a t e g y . n e t

U n d e r s t a n d i n g Y o u r O p p o r t u n i t i e s

L e a d F l o w

A c t i v i t y M e t r i c s

Q u a l i f i e d O p p o r t u n i t y R a t e

O p p o r t u n i t y t o W i n R a t i o

A s i m p l e c o u n t o f t h e n u m b e r o f l e a d s t h a t y o u r s a l e s

I f y o u h a v e a p r o b l e m d r i v i n g l e a d s , y o u c o u l d w a i t f o r y o u r

S o y o u ’ v e g o t l e a d s c o m i n g i n , b u t a r e t h e y q u a l i t y l e a d s

T h e u l t i m a t e t e s t o f w h e t h e r y o u r o p p o r t u n i t y p i p e l i n e i s

p e o p l e a r e w o r k i n g o n e a c h m o n t h . S t a r t b y s e t t i n g a t a r g e t

m a r k e t i n g a c t i v i t i e s t o k i c k - i n … o r y o u c o u l d t a k e c o n t r o l o f

t h a t c a n a c t u a l l y r e s u l t i n s a l e s ? M e a s u r e w h a t p e r c e n t a g e

w o r k i n g – w h a t p e r c e n t a g e o f a l l n e w o p p o r t u n i t i e s

f o r t h e m o n t h ( s a y 1 0 0 l e a d s ) t h e n b r e a k t h i s d o w n i n t o t h e

t h e s i t u a t i o n i n y o u r s a l e s t e a m . D e c i d e o n t h e 1 k e y a c t i v i t y

o f y o u r l e a d s m o v e d t h r o u g h y o u r s a l e s p i p e l i n e i n t o a

u l t i m a t e l y t u r n i n t o s a l e s . Y o u s h o u l d m e a s u r e t h i s a t a n

a r e a s y o u w a n t t h e l e a d s t o c o m e f r o m ( o u t b o u n d , i n b o u n d ,

t h a t d r i v e s t h e b e s t q u a l i t y l e a d s ( c a l l i n g , e - m a i l i n g , L i n k e d I n

q u a l i f i e d s t a g e . C R M s y s t e m s l i k e P i p e d r i v e h a v e t h i s

o v e r a l l l e v e l f o r y o u r s a l e s t e a m , b u t a l s o b y i n d i v i d u a l s a l e s

f r e e - t r i a l s , e t c ) .

p r o s p e c t i n g ) a n d s e t a t a r g e t .

p e r c e n t a g e b u i l t i n t o t h e i r r e p o r t i n g .

p e r s o n a s t h i s i s t h e a c i d - t e s t o f t h e i r p e r f o r m a n c e .

U n d e r s t a n d i n g Y o u r S a l e s E f f e c t i v e n e s s

T o t a l S a l e s V o l u m e

M a r g i n R e t a i n e d

A v e r a g e C o n t r a c t L e n g t h

S a l e s C y c l e L e n g t h

W e ’ l l k e e p t h i n g s s u p e r s i m p l e t o s t a r t – y o u n e e d t o b e

O n e o f t h e t h i n g s t h a t h u r t s s a l e s t e a m s i s n ’ t s o m u c h t h e

A t t h e e n d o f e a c h m o n t h , t a k e t h e t o t a l s a l e s v o l u m e a n d

T h i s w o n ’ t b e a p p l i c a b l e t o a l l b u s i n e s s e s , b u t f o r b u s i n e s s

m e a s u r i n g t h e t o t a l v o l u m e i n $ s o l d b y y o u r s a l e s t e a m o n

s e l l i n g s u b s c r i p t i o n s e r v i c e s , y o u n e e d t o b e m e a s u r i n g t h e

l a c k o f s a l e s , b u t r a t h e r t h a t t h e s a l e s c y c l e s a r e s i m p l y t o o

a n d c a l c u l a t e i t a s a p e r c e n t a g e o f t h e t o t a l s a l e s v o l u m e , i f

a m i n i m u m o f a m o n t h l y b a s i s . I d e a l l y y o u ’ l l s e t a c o n s t a n t l y

a v e r a g e l e n g t h o f t h e c o n t r a c t s b e i n g s i g n e d . E v e n i f y o u

l o n g . T h a t m a k e s t a r g e t s h a r d t o r e a c h q u i c k l y , a n d g i v e s

a l l s a l e s h a d b e e n m a d e a t f u l l p r i c e . M e a s u r e t h i s r e g u l a r l y

g r o w i n g t a r g e t , b u t d o n ’ t f o r g e t t o f a c t o r i n s e a s o n a l

o n l y o f f e r m o n t h l y a n d a n n u a l o p t i o n s r a t h e r t h a n m u l t i y e a r ,

y o u l e s s r o o m t o c o u r s e - c o r r e c t i f s a l e s s t a r t t o t a k e a d o w n

a n d e n s u r e y o u ’ r e n o t o n a t r e n d t h a t i s d r i v i n g h i g h e r a n d

c h a n g e s s u c h a s a r o u n d C h r i s t m a s o r t h e h o l i d a y s .

t a k e a s i m p l e a v e r a g e o f t h e l e n g t h s o f a l l t h e c o n t r a c t s

t u r n . U s e y o u r C R M s y s t e m t o m e a s u r e t h e a v e r a g e t i m e

h i g h e r d i s c o u n t s j u s t t o h i t t h e v o l u m e t a r g e t s .

s i g n e d i n a m o n t h a n d e n s u r e t h e t r e n d i s g o i n g u p r a t h e r

b e t w e e n a l e a d b e c o m i n g a n o p p o r t u n i t y a n d w h e n t h e y

c l o s e t o a s a l e – t h e s h o r t e r t h e b e t t e r .

t h a n d o w n .

U n d e r s t a n d i n g S a l e s H o l i s t i c a l l y

A v e r a g e R e t e n t i o n R a t e

S a l e s C o s t : S a l e s V o l u m e R a t i o

T e a m M o r a l e

C o l l a t e r a l U s a g e R a t e

T h i s m i g h t l o o k a l i t t l e d i f f e r e n t d e p e n d i n g o n y o u r b u s i n e s s

Y o u r m a r k e t i n g t e a m i s b u s y p u m p i n g o u t b r o c h u r e s ,

T h i s m a y s o u n d s t r a n g e , b u t s a l e s t e a m s o f t e n r e l y o n

M e a s u r e t h e t o t a l c o s t o f y o u r s a l e s e f f o r t s i n a m o n t h v s

– e s s e n t i a l l y w e ’ r e l o o k i n g t o m e a s u r e c h u r n / r e t e n t i o n

v i d e o s a n d w e b s i t e e n h a n c e m e n t s – b u t a r e y o u r s a l e s

m o r a l e e v e n m o r e t h a n o t h e r t e a m s i n t h e b u s i n e s s . T h a t ’ s

t h e t o t a l s a l e s v o l u m e g e n e r a t e d i n t h a t m o n t h ( o r f a c t o r

a f t e r t h e s a l e s c y c l e i s c o m p l e t e d . A l o w r e t e n t i o n r a t e i s

t e a m s a c t u a l l y u s i n g t h e s e r e s o u r c e s ? T h i s i s a g r e a t w a y t o

b e c a u s e s a l e s c u l t u r e i s ( r i g h t l y o r w r o n g l y ) a ‘ t h i n g ’ t h a t ’ s

y o u r s a l e s c y c l e t i m e i n t o t h e f o r m u l a f o r a m o r e a c c u r a t e

o f t e n a n i n d i c a t o r o f p r o b l e m s i n t h e s a l e s p r o c e s s ( i n t h e

i d e n t i f y a n y p o s s i b l e d i s c o n n e c t s b e t w e e n y o u r s a l e s a n d

p r o v e n t o w o r k t o d r i v e s a l e s . M e a s u r e m o r a l e i n t h e t e a m

v i e w ) . T h e n c o n v e r t t h a t t o a r a t i o a n d e x p r e s s i t a s a

w o r s t c a s e , i t c o u l d e v e n b e d u e t o m i s s e l l i n g ) . M e a s u r e

m a r k e t i n g t e a m s . M e a s u r e w h a t p e r c e n t a g e o f s u c c e s s f u l

w i t h a m i x t u r e o f s u r v e y s a n d q u a l i t a t i v e d i s c u s s i o n s w i t h

p e r c e n t a g e .

w h a t p e r c e n t a g e o f y o u r c u s t o m e r s c a n c e l e a c h y e a r /

s a l e s m a d e u s e o f a p i e c e o f m a r k e t i n g c o l l a t e r a l a n d r e p o r t

t e a m m e m b e r s . Y o u c a n r e c o r d t h e e m p l o y e e h a p p i n e s s i n

m o n t h ( o r w h a t e v e r i s m o s t a p p r o p r i a t e f o r y o u r b u s i n e s s ) .

o n t h i s a s p a r t o f y o u r m o n t h l y s a l e s r e p o r t i n g .

t h e t e a m i n a q u a n t i t a t i v e m a n n e r a n d s e e h o w i t c o r r e l a t e s

t o s a l e s p e r f o r m a n c e .

Sales Kpis Cheat Sheet

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