Employers' Guide To Workers' Compensation Insurance In Washington State Page 3
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40Table of Contents
Chapter 1: What Is Workers’ Compensation Insurance? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Chapter 2: Coverage and Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Mandatory Coverage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Excluded Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Workers not covered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Business owners, partners, corporate officers and members/managers . . . . . 3
Exclusion on family farms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Optional (Elective) Coverage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Student Volunteers, unpaid students and unpaid student interns . . . . . . . . . . . . 3
Insuring Minors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Out-of-State Workers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Paying premiums for out-of-state Washington workers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Independent Contractors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Trucking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Professional and Semi-Professional Athletic Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Self-Insured Businesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Chapter 3: Opening an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Employer Classifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Premium Rates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Payroll Deduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Experience Rating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
What is experience rating? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
What is the experience period? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
How long will a claim affect my premium rates? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
How do I know what my experience factor is? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Chapter 4: Reporting and Recordkeeping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
How to File Quarterly Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Watch the mail for your Rate Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Keep careful payroll records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Get ready to calculate your L&I payroll deductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Be prepared to complete your first Quarterly Report online
and calculate the premium you owe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
You have two options for online filing: My L&I and QuickFile . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Submit your Quarterly Report and premium on time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Determining Reportable Worker Hours/Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Exceptions to reporting actual number of hours worked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Splitting Worker Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
If You Fail to File Your Reports or Pay Premiums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Recordkeeping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Accident Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Posting Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Certificate of coverage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Required posters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Chapter 5: Employee Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Types of Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Gross Income . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
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